○東広島市戸籍事務取扱規程
昭和58年3月24日
訓令第2号
目次
第1章 総則(第1条～第8条)
第2章 戸籍事務の処理(第9条～第16条)
第3章 その他の事務の処理(第17条)
第4章 雑則(第18条～第21条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 本市における戸籍に関する事務(以下「戸籍事務」という。)の取扱いについては、法令その他別に定めがあるもののほか、この規程の定めるところによる。
(一部改正〔昭和59年訓令9号・平成7年17号〕)
(関係職員の責務)
第2条 戸籍事務に従事する職員は、戸籍法(昭和22年法律第224号。以下「法」という。)、戸籍法施行規則(昭和22年司法省令第94号。以下「規則」という。)その他戸籍に関する法令の定めるところにより、正確かつ迅速に戸籍事務の処理を行うとともに、常に処理状況を明らかにしておかなければならない。
(戸籍事務を取り扱う機関)
第3条 戸籍事務は、生活環境部市民課、東広島市支所設置条例(平成16年東広島市条例第36号)第2条の支所(以下「支所」という。)及び東広島市出張所設置条例(昭和49年東広島市条例第4号)第2条の出張所(以下「出張所」という。)において取り扱うものとする。
(全部改正〔平成7年訓令17号〕、一部改正〔平成17年訓令6号・令和5年12号〕)
(所管区域)
第4条 市民課、支所及び出張所(以下それぞれを「庁」という。)における戸籍事務の取扱いについては、全市域をその所管とする。
(全部改正〔平成7年訓令17号〕、一部改正〔平成17年訓令6号〕)
(戸籍事務の総合調整)
第5条 市民課長は、各庁の間における戸籍事務の処理について総合的な調整を図り、必要な措置を講ずるに当たり、支所地域振興課長及び出張所長に対して事務の処理状況について報告を徴し、調査し、又はその結果に基づいて必要な措置を講ずべきことを求めることができる。
2 支所地域振興課長及び出張所長は、それぞれの庁の戸籍事務の取扱いについて疑義を生じたとき又は広島法務局東広島支局長の指示を求める必要があるときは、市民課長と協議して処理しなければならない。
(全部改正〔平成7年訓令17号〕、一部改正〔平成17年訓令6号・19年14号・20年13号〕)
(戸籍簿の調製等)
第6条 戸籍簿、除籍簿及び改製原戸籍簿は、電子情報処理組織により磁気ディスクをもつて調製するものとする。
2 戸籍簿、除籍簿及び改製原戸籍簿並びにこれらに記録されている事項と同一の事項の記録は、市民課において保管するものとする。
(全部改正〔平成13年訓令1号〕)
(備付帳簿)
第7条 各庁には、法、規則及び広島法務局戸籍事務取扱準則(平成16年広島法務局長訓令第347号。以下「準則」という。)の規定による帳簿を各別に備えるほか、別に定める受付補助簿(以下「補助簿」という。)を備え、別に定める表紙を付けなければならない。
(一部改正〔平成7年訓令17号・13年1号・17年6号・20年13号・令和2年16号〕)
(受理した庁の名称の表示等)
第8条 支所又は出張所において、戸籍届書又はその謄本、申請書その他戸籍に関する書類(以下「届書等」という。)を受理したときは、その受理をした庁の名称をその届書等の欄外左上部に表示し、受理年月日を記載しなければならない。
(一部改正〔平成13年訓令1号・17年6号・令和2年16号〕)
第2章 戸籍事務の処理
(届出の処理)
第9条 戸籍に関する届出、報告、申請、不受理申出その他の届書等による手続(第4項において「届出等」という。)がされた場合は、当該庁において届書等を審査した上、適正な届書等と認めるときはこれを受理し、適正でないと認めるときは、受理を拒否するとともに当該届書等を届出人に返戻しなければならない。この場合において、届書等のうち別に定めるものを持参した者については、その提出時に本人確認を行うものとする。
3 各庁は、第1項の規定による届書等の受理に際し、法の規定により届出人が明らかにすべき事項が明らかにされていないときその他戸籍の記載のために必要があるときは、届出人、届出事件の本人その他の関係者に対し、法第27条の3の規定により、必要な書類の提出を求めるものとする。
4 各庁は、法の規定により届出等をする義務がある者(以下この項において「届出等義務者」という。)がその届出等をすべき期間を経過した後に当該届出等をしたときは、準則付録第35号書式による書面を作成しなければならない。この場合において、各庁は、当該届出等義務者に対し、その書面に当該期間を経過した理由その他別に定める事項についての記入及び署名を求めなければならない。
(一部改正〔昭和59年訓令9号・平成7年17号・13年1号・15年17号・17年6号・19年14号・20年13号・令和2年16号・5年12号〕)
(受附帳の処理)
第10条 規則第21条の規定による受附帳は、市民課に備え置くものとする。
2 支所又は出張所において届書等を受理したときは、当該届書等をファクシミリ等により市民課に送付し、市民課において受附帳に記載するものとする。
(一部改正〔昭和59年訓令9号・平成7年17号・13年1号・17年6号・19年14号・20年13号・令和5年12号〕)
(届書等の送付)
第11条 各庁の間における戸籍に関する届書等の送付は、別に定める逓送簿により行わなければならない。
2 支所又は出張所において受理した届書等は、直近の逓送便により市民課に送付しなければならない。
(一部改正〔昭和59年訓令9号・平成13年1号・17年6号・19年14号・20年13号・25年1号〕)
(戸籍又は除籍の謄抄本等の作成及び交付)
第12条 戸籍又は除籍の謄抄本、証明書等の交付は、あらかじめ別に定める戸籍関係請求書の提出を求め、当該請求のあつた庁で認証の上、行うものとする。
(一部改正〔昭和59年訓令9号・平成7年17号・13年1号・17年6号〕)
(不受理申出書)
第13条 支所又は出張所において戸籍届書の不受理申出書を受理したときは、直ちに、その旨を市民課に連絡しなければならない。
(一部改正〔昭和59年訓令9号・平成7年17号・13年1号・令和2年16号〕)
(届出を怠つた旨の通知)
第14条 規則第65条の規定による通知は、市民課において行うものとする。
(一部改正〔昭和59年訓令9号・平成13年1号・令和5年12号〕)
(戸籍の訂正等)
第15条 市民課長は、法第24条第2項又は法第44条第3項(法第45条において準用する場合を含む。)の規定により戸籍の訂正又は記載をしようとするときは、広島法務局東広島支局長に、その許可の申請をしなければならない。
(一部改正〔昭和59年訓令9号・平成13年1号・令和2年16号〕)
(事件表の作成及び報告)
第16条 準則第21条の規定による事件表の作成は、各庁ごとに区分して行うものとする。
2 支所地域振興課長及び出張所長は、準則第21条第1項の規定による報告に係る資料を、各年度の翌年度の4月15日までに、市民課長に提出しなければならない。
3 市民課長は、前項の規定による資料の提出を受けたときは、その内容を確認した上で準則第21条第1項の事件数を集計し、これを広島法務局東広島支局長に報告しなければならない。
(一部改正〔昭和59年訓令9号・平成13年1号・20年13号・令和2年16号〕)
第3章 その他の事務の処理
(埋火葬の許可)
第17条 墓地、埋葬等に関する法律(昭和23年法律第48号)の規定に基づく埋火葬の許可証は、死亡又は死産の届書等を受理した庁において交付するものとする。
(一部改正〔平成13年訓令1号・令和2年16号〕)
第4章 雑則
(帳簿書類の保管及び点検)
第18条 各庁は、帳簿書類保存簿に基づいて、帳簿書類を保管するものとする。
2 準則第54条第1項の規定による帳簿書類の点検及び同条第2項の規定による帳簿書類点検引継簿の記載は、各庁で行うものとする。
(追加〔令和2年訓令16号〕)
(帳簿書類の廃棄)
第19条 準則第55条の規定による帳簿書類廃棄決定書の作成は、市民課において行うものとし、帳簿書類の廃棄は、当該帳簿書類廃棄決定書に従い、各庁において行うものとする。
(一部改正〔昭和59年訓令9号・平成13年1号・20年13号・令和2年16号・5年12号〕)
(帳簿の調製)
第20条 準則第56条第1項に規定する帳簿書類は、同項第1号及び第3号の帳簿を除き、毎年これを調製しなければならない。この場合において、1年分を分冊し、又は年ごとに区分して継続して使用することができる。
(一部改正〔昭和59年訓令9号・平成13年1号・20年13号・令和2年16号〕)
(委任)
第21条 この規程に定めるもののほか、戸籍事務の取扱いに関し必要な事項は、市長が別に定める。
(追加〔平成17年訓令6号〕、一部改正〔令和2年訓令16号〕)
附則
この訓令は、昭和58年4月1日から施行する。
附則(昭和58年12月10日訓令第17号)
この訓令は、昭和59年1月4日から施行する。
附則(昭和59年3月31日訓令第9号)
1 この訓令は、昭和59年4月1日から施行する。
2 この訓令の施行の日の前日まで旧小谷、造賀、東高屋出張所において保管していた再製原戸籍簿及び再製原除籍簿については、改正後の東広島市戸籍事務取扱規程第7条の規定にかかわらず、高屋出張所において保管するものとする。
附則(平成5年12月27日訓令第13号)
1 この訓令は、平成5年12月27日から施行し、平成5年7月1日から適用する。
2 改正前のこの訓令による一部改正に係る関係訓令(以下「関係訓令」という。)による様式により作成された用紙でこの訓令施行の際現に使用中及び保管中のものは、改正後の関係訓令による様式により作成された用紙とみなし、当分の間、引き続き使用することができる。
附則(平成7年3月31日訓令第8号)
1 この訓令は、平成7年4月1日から施行する。
2 改正前のこの訓令による一部改正に係る関係訓令(以下「関係訓令」という。)による様式により作成された用紙で、この訓令の施行の際現に使用中及び保管中のものは、改正後の関係訓令による様式により作成された用紙とみなし、当分の間、引き続き使用することができる。
附則(平成7年7月26日訓令第17号)
この訓令は、平成7年8月1日から施行する。
附則(平成13年1月10日訓令第1号)
この訓令は、平成13年2月24日から施行する。
附則(平成15年10月1日訓令第17号)
この訓令は、平成15年10月1日から施行する。
附則(平成17年2月4日訓令第6号)
この訓令は、平成17年2月7日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第14号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月31日訓令第13号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成25年2月19日訓令第1号)
この訓令は、平成25年3月1日から施行する。
附則(令和2年10月28日訓令第16号)
この訓令は、令和2年10月28日から施行する。
附則(令和5年9月14日訓令第12号)
この訓令は、令和5年9月14日から施行する。