○東広島市戸籍総合システムに係る戸籍データ保護管理要綱
平成12年8月8日
訓令第15号
(目的)
第1条 この要綱は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び東広島市情報システム等管理運営規程(令和5年東広島市・東広島市議会・東広島市教育委員会・東広島市消防局・東広島市選挙管理委員会・東広島市監査委員・東広島市農業委員会訓令第1号)に定めるもののほか、戸籍総合システムに係る戸籍データの保護及び管理について必要な事項を定めることにより、戸籍総合システムの厳重な管理及び運用を図ることを目的とする。
(一部改正〔平成13年訓令19号・19年14号・令和4年1号・5年2号・8号〕)
(1) 戸籍総合システム 戸籍、除籍、戸籍の附票及び人口動態調査票等を専用の磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、附票事務及び人口動態調査票等の戸籍に関連する事務(以下「戸籍事務等」という。)を行う電子情報処理組織をいう。
(2) 戸籍データ 戸籍総合システムに係る出力帳票及び記録媒体並びにこれらに記録された情報(以下「戸籍情報」という。)をいう。
(3) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(4) 記録媒体 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の電磁的記録を記録する媒体をいう。
(5) 戸籍サーバ 戸籍総合システムにおいて戸籍情報を記録し、端末機に提供する装置をいう。
(6) 端末機 戸籍サーバと回線で接続された一連の処理装置をいう。
(7) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他戸籍総合システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(一部改正〔平成19年訓令14号・令和4年1号〕)
(処理の基本方針)
第3条 戸籍総合システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務等の効率化を図るとともに、戸籍データの保護に努めなければならない。
(一部改正〔令和4年訓令1号〕)
(機器の設置)
第4条 戸籍サーバは、サーバ室に設置するものとする。
2 端末機は、市民課、東広島市支所設置条例(平成16年東広島市条例第36号)第2条の支所(以下「支所」という。)の地域振興課及び東広島市出張所設置条例(昭和49年東広島市条例第4号)第2条の出張所(以下「出張所」という。)に設置するものとする。
3 端末機の設置に当たっては、関係者以外の者が戸籍情報を読み取ることができない位置及び角度に設置するものとする。
4 戸籍サーバと端末機は、専用の通信回線により接続するものとする。
(一部改正〔平成17年訓令7号・19年14号・20年13号・令和4年1号〕)
(保護管理者)
第5条 戸籍総合システムの適正な運用並びに戸籍データ、プログラム及びドキュメントの保護について統括的な管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民課長をもって充てる。
(一部改正〔令和4年訓令1号〕)
(取扱責任者)
第6条 保護管理者を補佐し、戸籍データ、プログラム及びドキュメントの保護並びに管理を行うため、戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民課戸籍係長をもって充てる。
(一部改正〔平成22年訓令4号・令和4年1号〕)
(端末機管理責任者)
第7条 端末機を管理するため、端末機管理責任者を置き、市民課長、支所地域振興課長及び出張所長をもって充てる。
(一部改正〔平成17年訓令7号・19年14号・20年13号〕)
(取扱職員)
第8条 保護管理者は、戸籍総合システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)を指定し、当該取扱職員が処理することができる事務の範囲を定めなければならない。
2 取扱職員は、前項の事務の範囲を超えて戸籍データを取り扱ってはならない。
(追加〔令和4年訓令1号〕)
(戸籍データの保護)
第9条 戸籍データは、法令に定めがある場合を除き、外部に提供してはならない。
(1) 戸籍サーバ 記録されている戸籍情報の異状の有無を定期的に点検すること。
ア 当該記録媒体を施錠が可能であって、持ち運びができない保管用具に保管するとともに、当該記録媒体の使用に関して厳重な管理をすること。
イ 当該記録媒体の授受及び保管に当たっては、名称、作成期日その他必要な事項を台帳に記録すること。
ウ 当該記録媒体を廃棄するときは、記録内容を消去した上で、復元できない方法により処分すること。
(3) 戸籍情報が記録された出力帳票 次の措置を講ずること。
ア 当該出力帳票を施錠が可能な場所に保管すること。
イ 当該出力帳票が不要となった時点で、焼却、裁断等の復元できない方法により速やかに処分すること。
(一部改正〔令和4年訓令1号〕)
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、所定の場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持出し、複写又は廃棄を行うときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(使用権限及びパスワードの管理)
第11条 保護管理者は、第8条の事務の範囲に応じて、取扱職員に係る戸籍総合システムの使用権限を設定するとともに、戸籍総合システムのパスワード(以下「パスワード」という。)を個別に設定し、取扱職員に付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、取扱職員に付与するパスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 保護管理者は、取扱職員が戸籍事務等を行わなくなった場合は、速やかに当該取扱職員であった者に係る戸籍総合システムの使用権限を抹消しなければならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(一部改正〔令和4年訓令1号〕)
(機器等の管理)
第12条 保護管理者は、戸籍情報の適正な管理を図るため、別表に定めるところにより戸籍総合システムに係る機器及びプログラムを管理しなければならない。
(一部改正〔令和4年訓令1号〕)
(端末機の操作)
第13条 端末機は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 取扱職員は、戸籍事務等の処理に必要な場合を除き、端末機を操作し、又は戸籍情報を検索してはならない。
(一部改正〔令和4年訓令1号〕)
(取扱状況の把握)
第14条 保護管理者は、取扱責任者に次に掲げる事項を報告させ、常に戸籍総合システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末機の管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 事務室の管理状況
(5) 前各号に掲げるもののほか、戸籍総合システムの運営に関すること。
(一部改正〔令和4年訓令1号〕)
(保安措置及び事故の場合の措置)
第15条 保護管理者は、戸籍総合システムについて、火災、盗難その他の事故に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、事故が発生した場合は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、必要な措置と事故の再発防止対策を講じなければならない。
(一部改正〔令和4年訓令1号〕)
(研修の実施)
第16条 取扱責任者は、戸籍データの重要性及び機密の保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚並びに戸籍総合システムの安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して1回以上の教育及び訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後、これを実施しなければならない。この場合において、新任の取扱職員に対する教育及び訓練は、配置後速やかに実施するものとする。
(一部改正〔令和4年訓令1号〕)
附則
この訓令は、戸籍法(昭和22年法律第224号)第117条の2の規定に基づく法務大臣の指定を受けた日から施行する。
附則(平成13年10月1日訓令第19号)
この訓令は、平成13年10月1日から施行する。
附則(平成17年2月4日訓令第7号)
この訓令は、平成17年2月7日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第14号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月31日訓令第13号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月29日訓令第4号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(令和4年1月12日訓令第1号)
この訓令は、令和4年1月12日から施行する。
附則(令和5年3月3日訓令第2号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日訓令第8号)抄
1 この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第12条関係)
(全部改正〔平成17年訓令7号〕、一部改正〔平成19年訓令14号・令和4年1号〕)
戸籍総合システムに係る機器及びプログラムの管理基準
機器名等 | 管理方法 |
戸籍サーバ | 1 戸籍サーバの起動・停止は、保護管理者が定めたスケジュールを戸籍サーバに入力することにより自動で行い、保護管理者があらかじめ指名した職員が戸籍サーバの作動状況を確認する。 2 保護管理者が定めたスケジュール以外で戸籍サーバを起動する必要があるときは、保護管理者があらかじめ指名した職員がパスワードを入力して行う。 |
端末機 | 端末機の起動は、保護管理者があらかじめ指名した取扱職員がパスワードを入力して行う。 |
プログラム | 1 プログラムについて、第三者による複写又は変更を防止するための保安措置を講ずる。 2 随時プログラムの異状の有無を点検する。 |