○東広島市民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する条例
令和3年3月2日
条例第6号
(目的)
第1条 この条例は、条例等の規定に基づき民間事業者等が行う書面の保存等に関し、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法(以下「電磁的方法」という。)により行うことができるようにするための共通する事項を定めることにより、電磁的方法による情報処理の促進を図るとともに、書面の保存等に係る負担の軽減等を通じて市民の利便性の向上を図り、もって市民生活の向上に寄与することを目的とする。
(1) 民間事業者等 条例等の規定により書面又は電磁的記録の保存等をしなければならないものとされている民間事業者その他の者をいう。ただし、次に掲げる者を除く。
ア 国の機関
イ 地方公共団体及びその機関
(2) 条例等 条例及び規則等(規則、地方自治法(昭和22年法律第67号)第120条に規定する会議規則、同法第130条第3項に規定する規則及び同法第138条の4第2項に規定する規程をいう。以下同じ。)をいう。
(3) 書面 書面、書類、文書、謄本、抄本、正本、副本、複本その他文字、図形等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物をいう。
(4) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(5) 保存 民間事業者等が書面又は電磁的記録を保存し、保管し、管理し、備え、備え置き、備え付け、又は常備することをいう。
(6) 作成 民間事業者等が書面又は電磁的記録を作成し、記載し、記録し、又は調製することをいう。
(7) 署名等 署名、記名、自署、連署、押印その他氏名又は名称を書面に記載することをいう。
(8) 縦覧等 民間事業者等が書面又は電磁的記録に記録されている事項を縦覧若しくは閲覧に供し、又は謄写をさせることをいう。
(9) 交付等 民間事業者等が書面又は電磁的記録に記録されている事項を交付し、若しくは提出し、又は提供することをいう。ただし、東広島市情報通信技術を活用した行政の推進に関する条例(令和3年東広島市条例第5号)第2条第6号に規定する申請等として行うものを除く。
(10) 保存等 保存、作成、縦覧等又は交付等をいう。
(一部改正〔令和5年条例10号〕)
(電磁的記録による保存)
第3条 民間事業者等は、保存のうち当該保存に関する他の条例等の規定により書面により行わなければならないとされているもの(当該他の条例等を所管する市の機関が定めるものに限る。)については、当該条例等の規定にかかわらず、規則等で定めるところにより、書面の保存に代えて当該書面に係る電磁的記録の保存を行うことができる。
2 前項の規定により行われた保存については、当該保存を書面により行わなければならないとした保存に関する条例等の規定に規定する書面により行われたものとみなして、当該保存に関する条例等の規定を適用する。
(電磁的記録による作成)
第4条 民間事業者等は、作成のうち当該作成に関する他の条例等の規定により書面により行わなければならないとされているもの(当該作成に係る書面又はその原本、謄本、抄本若しくは写しが条例等の規定により保存をしなければならないとされているものであって、当該他の条例等を所管する市の機関が定めるものに限る。)については、当該他の条例等の規定にかかわらず、規則等で定めるところにより、書面の作成に代えて当該書面に係る電磁的記録の作成を行うことができる。
2 前項の規定により行われた作成については、当該作成を書面により行わなければならないとした作成に関する条例等の規定に規定する書面により行われたものとみなして、当該作成に関する条例等の規定を適用する。
3 第1項の場合において、民間事業者等は、当該作成に関する他の条例等の規定により署名等をしなければならないとされているものについては、当該条例等の規定にかかわらず、氏名又は名称を明らかにする措置であって規則等で定めるものをもって当該署名等に代えることができる。
(電磁的記録による縦覧等)
第5条 民間事業者等は、縦覧等のうち当該縦覧等に関する他の条例等の規定により書面により行わなければならないとされているもの(当該他の条例等を所管する市の機関が定めるものに限る。)については、当該条例等の規定にかかわらず、規則等で定めるところにより、書面の縦覧等に代えて当該書面に係る電磁的記録に記録されている事項又は当該事項を記載した書類の縦覧等を行うことができる。
2 前項の規定により行われた縦覧等については、当該縦覧等を書面により行わなければならないとした縦覧等に関する条例等の規定に規定する書面により行われたものとみなして、当該縦覧等に関する条例等の規定を適用する。
(電磁的記録による交付等)
第6条 民間事業者等は、交付等のうち当該交付等に関する他の条例等の規定により書面により行わなければならないとされているもの(当該交付等に係る書面又はその原本、謄本、抄本若しくは写しが条例等の規定により保存をしなければならないとされているものであって、当該他の条例等を所管する市の機関が定めるものに限る。)については、当該他の条例等の規定にかかわらず、規則等で定めるところにより、当該交付等の相手方の承諾を得て、書面の交付等に代えて電磁的方法であって規則等で定めるものにより当該書面に係る電磁的記録に記録されている事項の交付等を行うことができる。
2 前項の規定により行われた交付等については、当該交付等を書面により行わなければならないとした交付等に関する条例等の規定に規定する書面により行われたものとみなして、当該交付等に関する条例等の規定を適用する。
(委任)
第7条 この条例に定めるもののほか、この条例の施行に関し必要な事項は、規則等で定める。
附則
この条例は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月1日条例第10号)抄
(施行期日)
1 この条例は、令和5年4月1日から施行する。