○公用文に関する規程
昭和50年10月14日
訓令第16号
(総則)
第1条 公用文の種類、書き方、文体、用字、用語、書式その他公用文の作成に関しては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(公用文の種類)
第2条 公用文の種類は、次のとおりとする。
(1) 公示文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条第1項の規定によつて制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条第1項の規定によつて制定するもの
ウ 告示 法定又は処分した事項を広く一般に公示するもの
エ 公告 一定の事実を広く一般に告知するもの
(2) 令達文
ア 訓令 権限の行使又は職務に関し、所属の機関又は職員に対し命令するもの
イ 指令 特定の個人又は団体の申請又は願出に対して許可、認可、承認等の意思を表示するもの
ウ 通達 行政運用の方針、条例等の解釈、職務運営上の細目等に関する事項を所属の機関又は職員に対して指示するもの
エ 依命通達 市長の補助機関がその命を受けて自己の名で代わつて通達するもの
(3) 往復文
ア 照会 ある事項を問い合わせるもの
イ 回答 照会、依頼又は協議に対して応答するもの
ウ 通知 一定の事実又は意思を特定の相手方に知らせるもの
エ 依頼 ある一定の行為の実現を特定の相手方に依頼するもの
オ 報告 ある事実についてその経過等を上級の機関又は委任者に知らせるもの
カ 諮問 一定の機関に対して意見を求めるもの
キ 答申 諮問を受けた機関がその諮問事項について意見を述べるもの
ク 進達 経由文書を上級行政庁に取り次ぐもの
ケ 副申 進達する文書に意見を添えるもの
コ 申請 許可、認可、承認、補助等一定の行為を請うもの
サ 願い 一定の事項を願い出るもの
シ 届け 一定の事項を届け出るもの
ス 建議 附属機関がその属する機関に対して自発的に意見を申し出るもの
セ 協議 相手方に一定の事項を打ち合わせるもの
ソ 勧告 法令等の規定によつて、特定の事項について住民等にある処置を勧め、又は促す場合に発するもの
(4) 部内関係文
ア 伺い 事務の処理に当たつて上司の意思決定を受けるもの
イ 上申 上司に対し意見又は事実を述べるもの
ウ 内申 主として部内の人事関係事項について上申するもの
エ 復命 上司から命ぜられた任務の遂行の結果を報告するもの
オ 供覧 上司の閲覧に供するもの
カ 回覧 職員相互に見せ合うもの
キ 辞令 職員の身分、給与、勤務等の異動についてその旨を記載して当人に交付するもの
(5) その他
ア 証明文
イ 賞状、表彰状、感謝状
ウ 書簡文
エ 挨拶文(式辞、祝辞、弔辞、訓辞、告辞)
オ 請願文・陳情文
カ 契約書
キ その他職員が職務上作成するもの
(一部改正〔昭和62年訓令4号・平成22年26号・24年18号〕)
(公用文の書き方)
第3条 公用文は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、縦書きとする。
(1) 法令の規定により様式を縦書きに定められているもの
(2) 他の官公庁が特に様式を縦書きに定めているもの
(3) 広報紙
(4) 賞状、表彰状、感謝状、式辞、祝辞、弔辞その他これらに類するもののうち、縦書きが適当と認められるもの
(5) その他市長が特に縦書きを適当と認めるもの
(一部改正〔昭和62年訓令4号〕)
(文体)
第4条 公用文の文体は口語体とし、公示文、訓令、計画、契約書その他規程形式をとる公用文には「である」体を、その他の公用文には「ます」体を用いる。ただし、「ます」体を用いることとされる公用文の箇条書には「である」体を用いることができる。
2 公用文の作成に当たつては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 文語体の表現は、なるべく避けて、平明なものとすること。
(2) 文章は、なるべく短く区切り、接続詞や接続助詞などを用いて文章を長くすることを避けること。
(3) 文の飾り、曖昧な言葉又は回りくどい表現は、なるべく避けて簡潔で論理的な文章とすること。
(4) 内容に応じ、なるべく箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とすること。
(一部改正〔平成12年訓令5号・24年18号〕)
(用字)
第5条 文字は、漢字と平仮名を用いる。ただし、外国の地名及び人名並びに外国語(外来語を含む。)は、片仮名を用いる。
2 漢字は、原則として常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)の本表及び付表(表の見方及び使い方を含む。)に掲げる漢字及び音訓の範囲内で用いるものとし、字体は、通用字体によるものとする。
3 仮名遣いは、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)による。
4 送り仮名の付け方は、原則として送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)の本文の通則1から通則6までの本則及び例外、通則7並びに付表の語(1のなお書きを除く。)によるものとする。ただし、複合の語(送り仮名の付け方の本文の通則7を適用する語を除く。)のうち、活用のない語であつて読み間違えるおそれのないものについては、送り仮名の付け方の本文の通則6の許容によるものとする。
(一部改正〔昭和62年訓令4号・平成12年5号・22年26号〕)
(数詞)
第6条 左横書きの場合の数詞の書き表し方は、次のとおりとする。
(1) 数字は、算用数字を用いる。ただし、次の場合には、漢字を用いる。
ア 「八本松」、「七条」、「三永」などのように固有名詞に用いる場合
イ 「二、三日」、「数十日」などのように概数を示す場合
ウ 「一般」、「一部分」、「四方八方」、「四半期」、「四捨五入」などのように数量的な意味が薄くなつた語に用いる場合
エ 「一休み」、「二間続き」、「三月ごと」などのように「ひとつ」、「ふたつ」、「みつつ」などと読む場合
オ 「120万」、「10億」などのように万以上の数の単位として用いる場合
(2) 整数は、3位ごとに「，」を付けて桁を区切る。ただし、年号、公文番号、地番などは、区切りを付けない。
(3) 小数は「0.123」のように、分数は「
」又は「3分の1」のように、帯分数は「
」のように書き表す。
(4) 表の中などで日付又は時刻を書き表す場合には、「昭和49.4．20」、「午前8.30」などのように省略して書くことができる。
2 縦書きの場合の数詞の書き表し方は、次のとおりとする。
(1) 数字は、「五千六百七十八」のように漢字を用いる。
(2) 表の中などで計数を書き表す場合には「第二三号」、「昭和四九年一二月三一日」、「五、六七八」などのように「十」、「百」、「千」、「万」等の漢字を省略することができる。
(3) 整数は、3位ごとに「，」を付けて桁を区切る。ただし、年号、公文番号、地番などは区切りを付けない。
(4) 小数は、「〇・一二三」のように、分数は、「三分の一」のように書き表す。
(一部改正〔昭和62年訓令4号・平成12年5号・24年18号〕)
(用語)
第7条 公用文の用語は、次に掲げるところによらなければならない。
(1) 特殊な言葉、堅苦しい言葉又は使い方の古い言葉を使わず、日常一般に使われている易しい言葉を用いること。
(2) 言いにくい言葉を使わず、口調のよい言葉を用いること。
(3) 音読する言葉で聞いて意味のわかりにくいもの又は意味が二様に取れるものは、なるべく避けて、聞いてすぐわかる意味の明瞭な言葉を用いる。
(4) 同じ内容のものを違つた言葉で言い表すことのないように統一する。
(一部改正〔平成12年訓令5号・24年18号〕)
(宛名に用いる敬称)
第8条 公用文の宛名に用いる敬称は、原則として「様」とする。ただし、担当課長が「様」を用いることを不適当と認めた文書については、この限りでない。
2 前項の規定にかかわらず、団体の宛名に用いる敬称は、「御中」とする。
(全部改正〔平成11年訓令13号〕、一部改正〔平成22年訓令26号・24年18号〕)
(1) 「。」(まる)
ア 「。」は、一つの文を完全に言い切つたところに必ず用いる。「( )」の中でも、文の言い切りには、必ず用いる。
イ 題目、標語その他簡単な語句を掲げる場合、事物の名称を列記する場合などでその字句が名詞形で終わるときは、「。」を用いない。ただし、最後の字句が「こと」若しくは「とき」で終わる場合又は名詞形の字句の後に更にただし書などの文章が続く場合は、「。」を用いる。
ウ 言い切つたものを「と」で受ける場合又は疑問、質問などの内容を挙げる場合は、「。」を用いない。
(2) 「，」(コンマ)
「，」は、一つの文のうちで、言葉の切れ続きを明らかにする必要があるところに用いる。ただし、縦書きの公用文及び左横書きにより筆記する公用文には用いない。
ア 文の主題を示す「は」、「も」などの後には、「，」を用いる。
イ 名詞を並列して用いる場合には、各名詞の間に「，」を用いる。ただし、並列する語句が二つの場合又は並列する語句が三つ以上の場合における最後の二つの語句の間は、「及び」とか「又は」のような接続詞で結び、「，」は用いない。
ウ 二つの形容詞、副詞及び動詞を「及び」とか「又は」のような接続詞で結ぶ場合には、その接続詞の前に「，」を用いる。
オ 形容詞、副詞及び動詞を例示的に並列して、例示される最後の語句の後を「その他」でくくるときは、「その他」の前に「，」を用いる。名詞を並列して「その他」でくくるときは、「その他」の前に「，」を用いない。
キ 文中に限定を加えたり、条件を挙げるような語句が入る場合は、その後に「，」を用いる。
ク 句と句を接続する「かつ」の前後には「，」を用い、語と語と接続する「かつ」には「，」を用いない。
ケ 接続詞、副詞、感動詞又は呼びかけ語の後には「，」を用いる。
(3) 「、」(てん)
ア 「、」は、縦書きの公用文及び左横書きにより筆記する公用文に用いる。
イ 「、」の用い方は、「，」の用い方と同様とする。
(4) 「・」(なかてん)
ア 「・」は、名詞、代名詞又は数詞を並列するときに「，」の代わりに又は「，」と併せて用いる。
イ 「・」は、外国の固有名詞、外来語、ローマ字などの区切りに用いる。
(5) 「・」(ピリオド)
「・」は、単位を示す場合、省略符号とする場合、識別を必要とする場合などに用いる。
(6) 「：」(コロン)
「：」は、次に続く説明文又はその他の語句があることを示す場合に用いる。
(7) 「～」(なみがた)
「～」は、「………から………まで」を示す場合に用いることがある。
(8) 「―」(ダツシユ)
「―」は、語句の説明、言い換えなどに用いるほか、丁目及び番地を省略して書く場合などに用いる。
(9) 「( )」(かつこ)
「( )」は、一つの語句又は文の後に注記を加えたとき、その注記を挟んで用いる。
(10) 「「 」」(かぎ)
「「 」」は、引用する語句若しくは文又は特に明示する必要のある語句を挟んで用いる。
(一部改正〔昭和53年訓令2号・62年4号・平成11年13号・12年5号・24年18号〕)
(見出し符号)
第10条 規程形式をとる公用文の条名、項番号、号番号などの書き方は、次の例による。
2 一般の公用文の項目を細別するときは、次の例による。ただし、項目の少ない場合は、「第1」、「第一」を省いて「1」、「一」から用いる。
(1) 左横書きの場合
(2) 縦横書きの場合
(一部改正〔昭和53年訓令2号〕)
(一部改正〔昭和53年訓令2号・62年4号・平成11年13号〕)
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(昭和53年1月28日訓令第2号)
この訓令は、昭和53年4月1日から施行する。
附則(昭和62年3月28日訓令第4号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成11年9月21日訓令第13号)
この訓令は、平成11年10月1日から施行する。
附則(平成12年3月31日訓令第5号)
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成22年11月30日訓令第26号)
この訓令は、平成22年11月30日から施行する。
附則(平成24年9月28日訓令第18号)
この訓令は、平成24年10月1日から施行する。
(一部改正〔昭和62年訓令4号・平成11年13号・22年26号・24年18号〕)
(全部改正〔昭和62年訓令4号〕、一部改正〔平成11年訓令13号〕)
(一部改正〔昭和62年訓令4号〕、一部改正〔平成11年訓令13号〕)
(一部改正〔昭和62年訓令4号・平成11年13号〕)
(一部改正〔昭和62年訓令4号・平成11年13号・24年18号〕)
(一部改正〔昭和62年訓令4号・平成11年13号・22年26号〕)
(一部改正〔昭和62年訓令4号・平成11年13号・22年26号・24年18号〕)
(一部改正〔平成11年訓令13号・22年26号・24年18号〕)
(一部改正〔昭和62年訓令4号・平成11年13号〕)
(一部改正〔昭和62年訓令4号・平成11年13号〕)
(一部改正〔昭和62年訓令4号・平成11年13号・24年18号〕)
