○東広島市水道局文書事務取扱規程
平成28年4月1日
水道事業管理規程第9号
目次
第1章 総則(第1条―第10条)
第2章 文書の収受及び配付(第11条―第18条)
第3章 文書の処理(第19条―第27条)
第4章 文書の施行(第28条―第41条)
第5章 文書の整理、保管、保存及び廃棄(第42条―第54条)
第6章 雑則(第55条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、東広島市水道局(以下「水道局」という。)における文書の収受、処理、施行、保存等に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 課 東広島市水道局事務分掌規程(平成17年東広島市水道事業管理規程第1号)第2条の規定により置かれた課をいう。
(2) 文書 水道局において収受し、発送し、又は保管し、若しくは保存する事務の処理に必要な一切の書類及び電子文書をいう。
(3) 電子文書 電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作成された記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。)のうち、書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)が含まれるものをいう。
(4) 文書事務 文書の収受から廃棄に至るまでの文書の取扱いに関する全ての事務をいう。
(5) 起案文書 収受した文書に基づき、又は発意により、事案の処理について決裁を受けるべき事項を記載した文書をいう。
(6) 決裁文書 起案文書で決裁された文書をいう。
(7) 親展文書 その内容を受信者以外の者に秘するため、封筒等に「親展」又はこれに類する用語の表示をした封書及び電報をいう。
(8) 秘密文書 その内容を秘密にすることを要する文書で、極秘、秘及び部外秘のものをいう。
(9) 文書管理システム 職員の使用に係る電子計算機を相互に電気通信回線で接続した電子情報処理組織であって、文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他の文書事務に関する情報を蓄積し、及び利用するために、市が管理するものをいう。
(10) 電子申請システム 市の使用に係る電子計算機と申請等を行う者及び処分通知等を受ける者の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織を利用して、申請等及び処分通知等に係る事務の処理を行うシステムをいう。
(11) 電子署名 電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(文書取扱いの原則)
第3条 職員は、全ての文書を適正かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。
(課長の責務)
第4条 課の長(以下「課長」という。)は、常に課における文書事務が適正かつ円滑に処理されるように所属職員を指揮監督しなければならない。
(文書事務取扱主任及び文書事務取扱補助員)
第5条 文書事務の適正な管理及び運営を図るため、課に文書事務取扱主任及び文書事務取扱補助員を置く。
2 文書事務取扱主任及び文書事務取扱補助員は、課の職員のうちから当該課長が指名する。
3 文書事務取扱主任は、別に定めのあるもののほか、課長の命を受けて次に掲げる事務を処理するものとする。
(1) 文書の収受、配付及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書事務の処理促進及び進行管理に関すること。
(4) 文書の整理、保管及び保存(ファイリング・システムの維持管理)に関すること。
(5) 文書事務の指導、改善及び調査に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
4 文書事務取扱補助員は、文書事務取扱主任の指揮を受けて、前項の文書事務取扱主任の事務を補助する。
(業務課長の責務)
第6条 業務課長は、文書事務を総括する。
2 業務課長は、文書事務を適正かつ円滑に処理するため、他の課長に対して必要な指導を行うことができる。この場合において、必要があると認めるときは、実態を調査し、又は報告を求め、若しくはその処理に関し、改善を指示することができる。
(1) 受領、配付及び発送 業務課
(2) 保存及び廃棄(業務課に引き継がれた文書に限る。) 業務課
(3) 収受、起案、合議、決裁、浄書、照合、施行(休庁日及び執務時間外における文書の発送に係る手続を含む。)、整理、保管、引継ぎ及び廃棄(業務課に引き継がれた文書を除く。) 当該事務を所管する課(以下「主務課」という。)
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(職員以外の者に係る文書の取扱い)
第8条 文書は、法令及び東広島市水道局個人情報保護条例施行規程(平成17年東広島市水道事業管理規程第5号)その他の特別の定めに基づく場合を除き、職員以外の者に謄写させ、若しくは閲覧させ、又はその写しを与えてはならない。ただし、市長の許可を得たときは、この限りでない。
(文書の庁外持出し)
第9条 文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、主務課の長(以下「主務課長」という。)の許可を受けたときは、この限りでない。
(1) 規程 東広島市水道事業管理規程第 号
(2) 告示 東広島市水道事業管理告示第 号
(3) 訓令 東広島市水道事業管理訓令第 号
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
第2章 文書の収受及び配付
(1) 親展文書
当該文書は、閉封のまま、市長又は局長宛てのものは業務課長に、その他のものは名宛人に配付する。ただし、封筒の表記で配付先が確認できないものは開封し、主務課に配付するものとする。
(2) 書留、簡易書留、配達証明、現金書留及び特別送達
(3) 前2号に掲げる文書以外の文書 封筒の表記により文書の配付先を確認することができるものにあっては閉封のまま、確認することができないものにあっては開封して、それぞれ主務課に配付する。
2 前項の規定にかかわらず、主務課に直接到着した文書にあっては、当該主務課において受領し、及び収受することができる。この場合において、業務課が行うこととされている事務は、主務課が行うものとする。
3 前2項の文書で、収受の日時が権利の得喪又は変更に関係すると認められるものは、当該文書に受領時刻を明記するとともに証印し、その封筒のあるものは、これを添付して配付しなければならない。
4 2以上の課に関連する文書は、業務課において、最も関係の深いと認める課に配付する。
5 所管の明らかでない文書は、業務課において局長から当該文書の主務課の決定を受け、当該主務課に配付するものとする。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(1) 物品の販売、役務の提供等に係る申込みの誘引等を目的として送付された文書で閲覧だけにとどめるもの及び届書(収受の日時が権利の得喪又は変更に関係するものを除く。)
(2) 証明に関する文書
(3) 軽易な文書
(4) 庁内の往復文書
(5) 請求書
(6) 電報
(7) 文書記号等を付することを要しないように様式が定められている文書
(8) 法令等の規定により、文書整理簿に代わる帳票に記載する文書
(9) 窓口において直ちに処理する必要がある文書
(10) 前各号に掲げるもののほか、文書記号等を記載する必要がないと業務課長が認める文書
4 第2項の文書番号は、主務課において、当該文書を収受し、又は施行する順序に従い、会計年度ごとの一連番号により付するものとする。この場合において、同一事案又は一連の手続に属する文書には、原則として当該事案の処理又は一連の手続が完結するまで、その会計年度内においては、同一の番号を付するものとする。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(休庁日及び執務時間外に到着した文書)
第14条 休庁日及び執務時間外に到着した文書(ファクシミリ、電子メール又は電子申請システムにより受信された文書を除く。)の取扱いについては、業務課長が別に定める。
(収受すべきでない文書)
第15条 業務課は、水道局に到着した文書で収受すべきでないものについては、返送その他必要な処置を講じなければならない。
(郵便料金の不足又は未納の文書)
第16条 郵便料金の不足又は未納の文書は、官公署から発送されたものその他主務課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを受領することができる。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(電話等による聴取)
第18条 課において電話又は口頭で受けた事案のうち重要なものは、聴取書(別記様式第5号)に記載し、又は記録して、取り扱わなければならない。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
第3章 文書の処理
(文書の供覧)
第19条 収受した文書のうち閲覧だけにとどめるものは、当該文書の余白に「供覧」と記載し、参考事項を付記して上司の閲覧に供するものとする。この場合において、他の課に関係のある供覧の文書は、当該文書の写しを当該関係職位に送付し、又は当該文書の主旨を口頭で当該関係職位に通知しなければならない。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(1) スキャナにより読み取る必要がある書面の量又は性状、起案文書の正確性を確保するために必要な事務の内容その他の事情により、起案の内容の全部を電磁的記録により作成することが事務の執行に支障を及ぼすおそれがある場合 文書管理システムを用いて決裁を受けるべき事項に係る電磁的記録を作成するとともに、一部の文書又は図画を書面により回付する方法
(2) 定例的に報告するもの 報告書(別記様式第8号)を用いる方法
(3) 軽易な照会、回答、通知、依頼、証明等に係るもの若しくは文書の不備により返付するもの又は用紙、印刷物等の発送に係るもの 簡易文書処理票(別記様式第9号)を用い、又は当該文書の余白を利用する方法
(4) 前3号に掲げるもののほか、文書管理システムを用いる方法以外の方法により起案をすることにつきやむを得ない事情があると認められるもの 主務課長が業務課長の承認を受けて定めた方法
3 起案文書の作成に当たっては、公用文に関する規程(昭和50年東広島市訓令第16号)の例によるほか、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 事案が2以上の課に関係するものは、関係の最も深い課で起案すること。
(2) 密接な関連を持つ処理案は、努めて一括し、第1案・第2案と区分して起案すること。
(3) 起案文書には、事案が定例又は軽易なものを除くほか、起案の要旨、理由、根拠法令その他参考となる事項を簡潔に記載し、又は記録し、関係書類又はその電磁的記録を添付すること。
(4) 起案文書には、決裁区分、文書分類基準、保存年限等を記載し、又は記録すること。
(5) 起案文書(電子文書を除く。)は、左とじとし、ホッチキス等で丁寧にとじること。
4 前項第3号の規定にかかわらず、同一文例(以下この項において「例文」という。)によって施行することができる事案は、あらかじめ当該例文について業務課長の承認を受けたときは、当該事案を処理する起案文書には、単に伺い及び例文によって処理する旨を記載し、又は記録することをもって足り、当該例文は、記載し、又は記録することを要しない。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(起案文書の訂正)
第21条 起案文書(電子文書を除く。)の記載事項を訂正したときは、訂正者は、原則としてその箇所に認め印を押さなければならない。ただし、内容の重大な変更を伴わない場合は、この限りでない。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
2 起案文書の事案の決定に関与する者は、起案文書が回付されたときは、直ちに当該事案を検討し、当該事案に係る決定案について異議があるとき又は検討を終了したときは、その旨を速やかに主務課長に連絡しなければならない。
3 起案文書の事案を代理決裁又は代理決定した者は、その者の認め印の左上に「代」と朱書しなければならない。この場合において、後閲に付すべきものは、更に「後閲」と朱書しなければならない。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
2 起案文書による合議では、関係職位との協議及び調整が十分に行われ難い事案については、起案者は、起案前に、会議、口頭又は文書により関係職位と協議し、意見を調整しなければならない。
3 合議を受けた関係職位は、合議事案について異議があるときは、主務課長にその旨を口頭をもって通知するものとし、通知を受けた主務課長は、関係職位と意見を調整し、なお意見を調整できないときは、その旨を付して上司の決裁を受けなければならない。
4 合議した事案が当初の起案と異なって決裁されたとき又は廃案になったときは、主務課長は、合議した関係職位にその旨を通知しなければならない。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(文書の審査)
第24条 次に掲げる事案に係る起案文書は、局長(課長専決の場合にあっては、主務課長)の意思決定を経た後、他の部課に関係のあるものは更に当該関係部課の合議を経て、業務課の審査を受けなければならない。
(1) 規程案、告示案、訓令案及び公告案
(2) 法令及び市例規の解釈に関する事案
(3) 私法上の法律関係の設定及び変更に関する事案(重要又は異例な事案で紛争が生じる可能性があるものに限る。)
(4) 行政上及び民事上の争訟に関する事案
(5) 往復文案で、重要又は異例に属するもの
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げるものは、業務課の審査を要しないものとする。
(1) 第20条第4項の規定による業務課長の承認を得たもの
(2) 法令等の規定によって様式が定められているもの
(3) 他の官公庁等において様式を定めているもの
(4) 前3号に掲げるもののほか、審査を要しないと業務課長が認めたもの
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(秘密文書の表示)
第25条 秘密文書には、朱書で「極秘」、「秘」又は「部外秘」と表示しなければならない。
(決裁年月日の記載)
第26条 決裁文書には、決裁した者又は起案した者が決裁した者の確認を受けた上で決裁年月日を記載し、又は記録するものとする。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(処理中文書の処理促進)
第27条 文書事務取扱主任は、文書整理簿に基づいて処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進を図らなければならない。
2 文書事務取扱主任は、前項の規定による調査をした場合において、未処理の文書があるときは、必要に応じて処理追及日及び新たな処理期限を定めるなど、必要な措置を講じなければならない。
第4章 文書の施行
(浄書)
第28条 決裁文書の浄書は、主務課において正確かつ明瞭に行わなければならない。ただし、次に掲げるものは、業務課において行うものとする。
(1) 規程、告示、訓令又は公告
(2) 前号に掲げるもののほか、業務課長が必要と認めるもの
2 決裁文書(文書管理システムを用いて作成したものを除く。以下この項において同じ。)を浄書したときは、当該決裁文書の所定欄に浄書した者の認め印を押さなければならない。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(文書の施行)
第30条 浄書文書は、特に指示のある場合又は施行する日が定められている場合等を除き、速やかに施行しなければならない。
2 浄書文書の日付は、当該文書を施行する日とする。ただし、特に期日に指定のあるものについては、この限りでない。
3 浄書文書の施行は、第34条に規定するものを除き、主務課において行うものとする。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(公印の押印等)
第31条 文書を施行する際において、次に掲げるものは、東広島市水道局公印規程(平成2年東広島市水道事業管理規程第6号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。
(1) 法令等で押印が必要とされる文書
(2) 許可、認可等の処分に関する文書
(3) 権利義務の発生に係る文書
(4) 法律的効果を伴う文書
(5) 前各号に掲げるもののほか、業務課長が必要と認める文書
2 前項の規定により公印を押印する文書以外のものは、起案用紙及び施行する文書(文書管理システムを用いて行った起案に係るものにあっては、施行する文書)に「公印省略」と記載し、又は記録するものとする。
3 第1項の規定にかかわらず、当該公印を押印する文書で、その施行の日時、場所その他の理由により、事前に当該公印を押印しておくことが適当と認められるものは、業務課長の承認を得て、文書の施行前に公印を押印することができる。
4 契約書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割り印を押さなければならない。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(公印の使用)
第32条 公印を押すときは、東広島市水道局公印規程第6条の規定によるものとする。この場合において、当該決裁文書に文書記号等を記載するものにあっては、文書事務取扱主任は、文書整理簿に必要事項を記載し、処理経過を明らかにしなければならない。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(電子計算組織による印影及び電子署名)
第33条 電子計算組織に記録した公印の印影を打ち出した印形(以下「電子公印」という。)により公印の押印に代えるときは、東広島市水道局公印規程第8条の規定によるものとする。
2 電子申請システムにより文書を施行する場合で、当該文書の内容が第31条第1項の規定により公印を押すべきものに該当するときは、公印の押印に代えて電子申請システムによる電子署名を付与するものとする。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(文書の発送)
第34条 文書の発送は、休庁日及び執務時間外を除き毎日、業務課において取りまとめて行うものとする。ただし、使送、電報、ファクシミリ、電子メール若しくは電子申請システムで発送するもの又は業務課長が業務課で発送することを不適当と認めるものにあっては、この限りでない。
(主務課における文書の発送手続)
第35条 文書事務取扱主任は、決裁文書で郵便の方法による発送を要するものについては、次に定める処理をしなければならない。
(3) 料金後納郵便物差出票(別記様式第11号)を作成すること。
(5) 郵便切手を使用する場合は、東広島市物品管理規則(平成21年東広島市規則第26号)第37条第3項第2号に掲げる郵便切手類出納簿により、その受払いを明らかにしておくこと。
2 文書事務取扱主任は、決裁文書で逓送の方法による発送を要するものについては、宛先等を明記した封筒にこれを入れ、業務課に送付しなければならない。この場合において、親展にするものにあっては、当該封筒に「親展」と表示しなければならない。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(業務課等における文書の発送手続)
第36条 業務課は、前条第1項の規定により郵便物及び書類の送付を受けた場合(持込み等の場合を除く。)は、郵便物及び料金後納郵便物差出票(当該差出票の写しを含む。)を郵便局等に差し出さなければならない。
2 前項の郵便物のうち特殊取扱郵便物であるものについては、これに特殊取扱郵便物受領証等を添付しなければならない。
3 業務課は、前条第2項の規定により文書の送付を受けたときは、これを宛先ごとに分類し、業務課長が別に定める日に逓送しなければならない。
(電報による施行)
第37条 主務課長は、施行する文書のうちその必要があるものに限り、電報で施行することができる。
2 電報により文書を施行する場合は、主務課において、電話託送電報により処理するものとする。
(ファクシミリ又は電子メールによる施行)
第38条 施行する文書は、次に掲げるものを除くほか、ファクシミリ又は電子メールで施行することができる。
(1) 人権又は個人情報その他のプライバシーに関するもの
(2) 第25条の秘密文書の表示があるもの
(3) 第31条の規定による公印の押印を必要とするもの
(4) 前3号に掲げるもののほか、文書の形式又は内容の性質上ファクシミリ又は電子メールにより施行することが不適当であると認められるもの
2 ファクシミリ又は電子メールによる文書の施行は、原則として執務時間内において行わなければならない。
(電子申請システムによる施行)
第39条 決裁文書等を電子申請システムで施行するときは、東広島市電子入札実施要領(平成17年10月1日制定)のほか別に定めるところによる。
(電話による施行)
第40条 決裁文書を書面により施行することが適当でないと認められる場合は、電話で施行することができる。この場合においては、施行後、主務課において当該決裁文書に施行年月日その他必要な事項を記載し、又は記録しなければならない。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
第41条 削除
(削除〔平成29年水管規程3号〕)
第5章 文書の整理、保管、保存及び廃棄
(文書の整理及び保管の原則)
第42条 文書(電子文書を除く。以下この条において同じ。)は、フォルダーを使用するファイリングの方式により整理し、又は保管するものとする。ただし、文書の性質又は形状、事務室の状況等により、これにより難い場合は、それぞれに適したものを用いることができる。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(文書の分類)
第43条 文書事務取扱主任は、毎年度当初に、事務及び事業の性質、内容等に応じた系統的なファイル基準表を作成しなければならない。
2 ファイル基準表の作成は、年度当初に、前年度のファイル基準表を基に仮のファイル基準表を作成し、当該年度末に当該年度のファイル基準表として確定させなければならない。
3 文書事務取扱主任は、業務課長が指定する日までに、前項の仮のファイル基準表及び確定させたファイル基準表を作成するものとする。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(文書の保存年限等)
第44条 文書の保存年限は、原則として、次に掲げる期間とする。
(1) 永年
(2) 10年
(3) 5年
(4) 3年
(5) 1年
(6) 事務処理上必要な1年未満の期間
(1) 法令等に保存期間の定めがある文書 当該法令等に定める期間
(2) 時効が完成するまでの間、証拠として保存する必要がある文書 当該時効の期間
3 文書事務取扱主任は、文書保存基準表(別表第3)に基づき、文書の内容の効力、重要度、利用度等を勘案して、文書の保存年限を定めるものとする。
4 文書の保存年限は、当該事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、第10条第2項の規定により暦年によって整理する文書の保存年限は、当該事案の処理が完結した日の属する当該暦年の翌年の4月1日から起算するものとする。
5 第1項の規定により保存年限を永年とした文書については、保存している期間が15年を経過したときは、引き続き保存をすることの必要性の見直しを行うものとする。引き続き保存することとした場合においてその期間が更に15年を経過したときも、同様とする。
(一部改正〔平成29年水管規程3号・令和2年3号〕)
(文書の保管)
第45条 前年度及び当該年度に事案の処理が完結した文書(電子文書を除く。第47条において同じ。)は、主務課において整理し、所定の場所に保管しなければならない。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(電磁的記録による保存等)
第46条 文書は、書面による保存に代えて、マイクロフィルムその他適切な方法により保存することができる。
2 主務課長は、電磁的記録に係る文書を保存するに当たっては、記録の損傷、消滅、改ざん、漏えい等が生じないよう必要な措置を講ずるものとする。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(書庫)
第48条 前条に規定する文書を保管するため書庫を設置し、業務課長が管理する。
2 書庫内は、常に清潔を保ち、整理整頓をするとともに、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(保存文書の貸出し等)
第49条 書庫で保存している文書(以下「保存文書」という。)の貸出しを受けようとする者は、保存文書貸出簿(別記様式第14号)に必要な事項を記入し、業務課長の承認を得なければならない。
2 保存文書の貸出期間は、14日以内とする。ただし、業務課長が必要と認めるときは、その期間を延長することができる。
3 貸出期間中であっても、業務課長から返却の請求があったときは、直ちに返却しなければならない。
第50条 前条第1項の規定により保存文書の貸出しを受ける者は、当該文書を損傷し、又は紛失しないように注意するとともに、転貸し、抜き取り、追補し、抹消し、差し替え、改ざん又は訂正をしてはならない。
2 保存文書を損傷し、又は紛失したときは、直ちに業務課長に届け出て、その指示を受けなければならない。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(保存文書の庁外持出しの制限)
第51条 保存文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、業務課長の承認を得たときは、この限りでない。
(保存年限の延長)
第52条 主務課長は、保存年限が満了した文書について、職務の遂行上引き続き保存の必要があると認めるときは、業務課長の承認を得て、一定の期間を定めて当該保存年限を延長することができる。当該延長に係る保存年限が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とする。
(文書の廃棄の手続)
第53条 業務課長は、第47条の規定により引き継いだ文書で保存年限が満了したものについて、毎年1回主務課長に合議し、当該文書の廃棄の手続を行うものとする。
2 業務課長は、保存年限が満了していない文書であっても、保存の必要がないと認められるものについては、主務課長に合議し、当該文書を廃棄することができる。
(文書の廃棄の方法)
第54条 業務課長及び主務課長は、文書を廃棄するときは、裁断、焼却、溶解その他将来にわたって復元できない方法(電子文書にあっては、電磁的記録を復元することができないように消去する方法)により適切に廃棄しなければならない。
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
第6章 雑則
(委任)
第55条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、局長が別に定める。
附則
1 この規程は、平成28年4月1日から施行する。
2 この規程の施行前に作成された帳票で、この規程施行の際、現に保管及び保存されているものについては、この規程による様式により作成された帳票とみなす。
附則(平成29年4月1日水管規程第3号)
1 この規程は、平成29年4月1日から施行する。
2 この規程の施行の日以後に作成する起案文書(改正後の東広島市水道局文書事務取扱規程(以下「新規程」という。)第2条第5号に規定する起案文書をいう。)は、新規程の様式によることができないやむを得ない事情がある場合に限り、この規程による改正前の東広島市水道局文書事務取扱規程の様式によることができる。
附則(令和2年4月1日水管規程第3号)
1 この規程は、令和2年4月1日から施行する。
2 施行の日前に生じた債権(同日以後に生じた債権であって、その原因である法律行為が同日前にされたものを含む。)に係る文書(この規程による改正後の東広島市水道局文書事務取扱規程第2条第2号に規定する文書をいう。)の保存年限については、なお従前の例による。
附則(令和3年3月30日水管規程第1号)
1 この規程は、令和3年4月1日から施行する。
2 この規程による改正前の東広島市水道局職員被服貸与規程、東広島市水道局公印規程、東広島市水道局建設工事検査規程、東広島市開発地給水事務取扱規程、給水管の布設に伴う配水管の整備に関する事務取扱規程、東広島市水道事業の用に供する行政財産の目的外使用に関する規程及び東広島市水道局文書事務取扱規程(以下「旧規程」と総称する。)による様式により作成された用紙で、この規程の施行の際現に使用中及び保管中のものは、この規程による改正後の旧規程により作成された用紙とみなし、当分の間、引き続き使用することができる。
別表第1(第13条関係)
文書記号 | 課名 |
東広水業第 号 | 業務課 |
東広水工第 号 | 工務課 |
東広水給第 号 | 給水課 |
別表第2(第22条、第23条関係)
(一部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(1) 市長決裁の場合
(2) 局長決裁の場合
(3) 課長決裁の場合
別表第3(第44条関係)
(一部改正〔平成29年水管規程3号・令和2年3号〕)
文書保存基準表
保存年限 | 文書の内容 |
永年 | 1 行事及び表彰に関する文書で特に重要なもの 2 議案等議会に関する原議文書 3 条例、規則、訓令及び告示の原議文書 4 争訟、不服申立て、和解等に関する文書 5 重要な事業計画及びその実施に関する文書 6 統計、調査及び研究に関する文書で特に重要なもの 7 組織の設置及び改廃並びに事務分掌の改廃に関する文書で特に重要なもの 8 職員及び附属機関の委員等の任免、賞罰、履歴等に関する文書で特に重要なもの 9 土地、建物その他財産の取得、管理、処分等に関する文書で特に重要なもの 10 債権債務に関する文書で特に重要なもの 11 許可、認可及び契約に関する文書で特に重要なもの 12 請願及び陳情に関する文書 13 公印台帳、土地家屋台帳、戸籍、住民台帳その他特に重要な原簿、台帳等 14 法令に基づく事務引継ぎに関する文書 15 市史及びその編さん上必要な資料 16 1から15までに掲げるもののほか、長期間保存する必要があると認めるもの |
10年 | 1 行事及び表彰に関する文書 2 争訟に関する文書(損害賠償など) 3 事業の計画及び実施に関する文書 4 統計、調査、研究及び行政執行に関する文書で重要なもの 5 組織の設置及び改廃並びに事務分掌の改廃に関する文書で重要なもの 6 職員の身分、進退、給与等に関する文書 7 土地、建物その他財産の取得、管理、処分等に関する文書で重要なもの 8 決算及び金銭出納に関する文書で重要なもの 9 各種公課に関する文書 10 債権債務に関する文書で重要なもの 11 許可、認可及び契約に関する文書で重要なもの 12 補助金に関する文書で特に重要なもの 13 1から12までに掲げるもののほか、10年間保存する必要があると認めるもの |
5年 | 1 庁内管理に関する文書 2 監査及び検査に関する文書 3 事業の計画及び実施に関する文書で軽易なもの 4 職員の任用、研修、厚生等に関する文書 5 土地、建物その他財産の取得、管理、処分等に関する文書 6 各種公課に関する文書 7 債権債務に関する文書 8 許可、認可及び契約に関する文書 9 補助金に関する文書 10 1から9までに掲げるもののほか、5年間保存する必要があると認めるもの |
3年 | 1 一般行政事務の執行に関する文書 2 往復文書、報告、通知等に関する文書 3 軽易な証明に関する文書 4 広報に関するもの 5 職員の服務に関する文書 6 予算に関する文書 7 1から6までに掲げるもののほか、3年間保存する必要があると認めるもの |
1年 | 1 軽易な往復文書、報告、通知等に関する文書 2 1に掲げるもののほか、1年間保存する必要があると認められる文書 |
1年未満 | 1 内部の事務連絡等に関する定例的なもの 2 1に掲げるもののほか、会計年度を超えて保存する必要がないと認められる文書 |
(一部改正〔令和3年水管規程1号〕)
(一部改正〔令和3年水管規程1号〕)
(一部改正〔令和3年水管規程1号〕)
(全部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(全部改正〔平成29年水管規程3号〕)
(一部改正〔令和3年水管規程1号〕)
(全部改正〔平成29年水管規程3号〕)
別記様式第13号 削除
(削除〔平成29年水管規程3号〕)
