○東広島市民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する条例施行規則
令和3年3月23日
規則第17号
(趣旨)
第1条 この規則は、東広島市民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する条例(令和3年東広島市条例第6号。以下「条例」という。)の施行に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規則において使用する用語は、条例において使用する用語の例による。
(電磁的記録による保存)
第3条 民間事業者等が、条例第3条第1項の規定により書面の保存に代えて当該書面に係る電磁的記録の保存を行う場合は、次に掲げる方法により行わなければならない。
(1) 作成された電磁的記録を民間事業者等の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録する方法又は磁気ディスク、シー・ディー・ロムその他これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物(以下「磁気ディスク等」という。)をもって調製するファイルにより保存する方法
(2) 書面に記載されている事項をスキャナ(これに準ずる画像読取装置を含む。)により読み取ってできた電磁的記録を民間事業者等の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録する方法又は磁気ディスク等をもって調製するファイルにより保存する方法
2 民間事業者等が、前項の規定による電磁的記録の保存を行う場合は、必要に応じ電磁的記録に記録された事項を出力することにより、直ちに明瞭かつ整然とした形式でその使用に係る電子計算機その他の機器に表示し、及び書面を作成することができるようにするための措置を講じなければならない。
(電磁的記録による作成)
第4条 民間事業者等が、条例第4条第1項の規定により書面の作成に代えて当該書面に係る電磁的記録の作成を行う場合は、民間事業者等の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録する方法又は磁気ディスク等をもって調製する方法により行わなければならない。
2 条例第4条第3項に規定する規則等で定める措置は、電子署名(電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。)とする。
(電磁的記録による縦覧等)
第5条 民間事業者等が、条例第5条第1項の規定により書面の縦覧等に代えて当該書面に係る電磁的記録に記録されている事項の縦覧等を行う場合は、当該事項を民間事業者等の事務所等に備え置く電子計算機の映像面に表示する方法又は当該事項を記載した書類による方法により行わなければならない。
(電磁的記録による交付等)
第6条 民間事業者等が、条例第6条第1項の規定により書面の交付等に代えて当該書面に係る電磁的記録に記録されている事項の交付等を行う場合は、次に掲げる方法により行わなければならない。
ア 民間事業者等の使用に係る電子計算機と交付等の相手方の使用に係る電子計算機とを接続する電気通信回線を通じて送信し、当該相手方の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録する方法
イ 民間事業者等の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録された書面に記載すべき事項を電気通信回線を通じて交付等の相手方の閲覧に供し、当該相手方の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに当該事項を記録する方法(条例第6条第1項に規定する方法による交付等を受ける旨の承諾又は受けない旨の申出をする場合にあっては、民間事業者等の使用に係る電子計算機に備えられたファイルにその旨を記録する方法)
(2) 磁気ディスク等をもって調製するファイルに書面に記載すべき事項を記録したものを交付する方法
2 前項各号に掲げる方法は、交付等の相手方がファイルへの記録を出力することにより書面を作成することができるものでなければならない。
(1) 前条第1項各号に掲げる方法のうち民間事業者等が使用するもの
(2) ファイルへの記録の方式
附則
この規則は、令和3年4月1日から施行する。