2　文書事務取扱主任及び文書事務取扱補助員は、課の職員のうちから当該課長が指名する。

3　文書事務取扱主任は、別に定めのあるもののほか、課長の命を受けて課における次に掲げる事務を処理するものとする。

4　文書事務取扱補助員は、文書事務取扱主任の指揮を受けて、前項の文書事務取扱主任の事務を補助する。

2　総務課長は、文書事務を適正かつ円滑に処理するため、他の課長に対して必要な指導を行うことができる。この場合において、必要があると認めるときは、実態を調査し、又は報告を求め、若しくはその処理に関し、改善を指示することができる。

2　前項第1号の議案文等の番号のうち、同号アからエまでに掲げるものにあってはその種別を冠し、暦年による一連番号を付け議案整理簿(別記様式第1号)に、同号オに掲げるものにあっては暦年による一連番号を付け報告事件整理簿(別記様式第2号)に記載しなければならない。

3　第1項第2号から第5号までに掲げる文書の番号は、文書の種別ごとに暦年による一連番号を付け、条例規則等整理簿(別記様式第3号)に記載しなければならない。

2　秘書課長は、前項第2号ただし書の規定により市長等宛て内容証明を受領したときは、速やかにこれを主務課に引き継ぎ、及び当該引継ぎの経過を記載した書類を作成しなければならない。

3　第1項の規定にかかわらず、主務課に直接到着した文書にあっては、当該主務課において受領し、及び収受することができる。この場合において、総務課又は支所地域振興課が行うこととされている事務は、主務課が行うものとする。

4　第1項及び前項の文書で、収受の日時が権利の得喪又は変更に関係すると認められるものは、当該文書に受領時刻を明記するとともに証印し、その封筒のあるものは、これを添付して配付しなければならない。

5　2以上の課に関連する文書は、総務課又は支所地域振興課において、最も関係の深いと認める課に配付する。

6　所管の明らかでない文書は、総務課において総務部長から当該文書の主務課の決定を受け、当該主務課に配付するものとする。

2　前項に規定する場合においては、文書事務取扱主任は、当該文書の余白に課収受印(別記様式第5号)を押し、文書整理簿(別記様式第7号)に所定の事項を記載し、文書記号及び文書番号(以下この項及び第33条において「文書記号等」という。)を課収受印中に記入しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

3　前項の文書記号には、別表第1の右欄に掲げる課にあっては、それぞれ同表の左欄に掲げる記号を付するものとする。この場合において、当該文書が指令であるときは、文書記号の前に「指令」の文字を付するものとする。

4　第2項の文書番号は、主務課において、当該文書を収受し、又は施行する順序に従い、会計年度ごとの一連番号により付するものとする。この場合において、同一事案又は一連の手続に属する文書には、原則として当該事案の処理又は一連の手続が完結するまで、その会計年度内においては、同一の番号を付するものとする。

2　文書管理システムを用いて電子文書を閲覧に供する場合における前項の規定の適用については、同項中「の余白に「供覧」と記載し、参考事項」とあるのは、「に参考事項」とする。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する起案については、文書管理システムを用いることなく、当該各号に掲げる方法により行うことができる。

3　起案文書の作成に当たっては、公用文に関する規程(昭和50年東広島市訓令第16号)の例によるほか、次に掲げる事項に留意しなければならない。

4　前項第3号の規定にかかわらず、同一文例(以下この項において「例文」という。)によって施行することができる事案は、あらかじめ当該例文について総務課長の承認を受けたときは、当該事案を処理する起案文書には、単に伺い及び例文によって処理する旨を記載し、又は記録することをもって足り、当該例文は、記載し、又は記録することを要しない。

2　起案文書の事案の決定に関与する者は、起案文書が回付されたときは、直ちに当該事案を検討し、当該事案に係る決定案について異議があるとき又は検討を終了したときは、その旨を速やかに主務課長に連絡しなければならない。

3　起案文書の事案を代理決裁又は代理決定した者は、その者の認め印の左上に「代」と朱書しなければならない。この場合において、後閲に付すべきものは、更に「後閲」と朱書しなければならない。

2　起案文書による合議では、関係職位との協議及び調整が十分に行われ難い事案については、起案者は、起案前に、会議、口頭又は文書により関係職位と協議し、意見を調整しなければならない。

3　合議を受けた関係職位は、合議事案について異議があるときは、主務課長にその旨を口頭をもって通知するものとし、通知を受けた主務課長は、関係職位と意見を調整し、なお意見を調整できないときは、その旨を付して上司の決裁を受けなければならない。

4　合議した事案が当初の起案と異なって決裁されたとき又は廃案になったときは、主務課長は、合議した関係職位にその旨を通知しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げるものは、総務課の審査を要しないものとする。

2　文書事務取扱主任は、前項の規定による調査をした場合において、未処理の文書があるときは、必要に応じて処理追及日及び新たな処理期限を定めるなど、必要な措置を講じなければならない。

2　決裁文書(文書管理システムを用いて作成したものを除く。以下この項において同じ。)を浄書したときは、当該決裁文書の所定欄に浄書した者の認め印を押さなければならない。

2　浄書文書の日付は、当該文書を施行する日とする。ただし、特に期日に指定のあるものについては、この限りでない。

3　浄書文書の施行は、第36条に規定するものを除き、主務課において行うものとする。

2　前項の規定により公印を押印する文書以外のものは、起案用紙及び施行する文書(文書管理システムを用いて行った起案に係るものにあっては、施行する文書)に「公印省略」と記載し、又は記録するものとする。

3　第1項の規定にかかわらず、当該公印を押印する文書で、その施行の日時、場所その他の理由により、事前に当該公印を押印しておくことが適当と認められるものは、総務課長の承認を得て、文書の施行前に公印を押印することができる。

4　契約書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割り印を押さなければならない。

2　電子申請システムにより文書を施行する場合で、当該文書の内容が第32条第1項の規定により公印を押すべきものに該当するときは、公印の押印に代えて電子申請システムによる電子署名を付与するものとする。

2　文書事務取扱主任は、決裁文書で逓送の方法による発送を要するものについては、宛先等を明記した封筒にこれを入れ、総務課又は支所地域振興課に送付しなければならない。この場合において、親展にするものにあっては、当該封筒に「親展」と表示しなければならない。

2　前項の郵便物のうち特殊取扱郵便物であるものについては、これに特殊取扱郵便物受領証等を添付しなければならない。

3　総務課又は支所地域振興課は、前条第2項の規定により文書の送付を受けたときは、これを宛先ごとに分類し、総務課長が別に定める日に逓送しなければならない。

2　電報により文書を施行する場合は、主務課において、電話託送電報により処理するものとする。

2　ファクシミリ又は電子メールによる文書の施行は、原則として執務時間内において行わなければならない。

2　第39条第1項、第40条第1項及び前項の文書の施行については、第33条後段の規定を準用する。

2　ファイル基準表の作成は、年度当初に、前年度のファイル基準表を基に仮のファイル基準表を作成し、当該年度末に当該年度のファイル基準表として確定させなければならない。

3　文書事務取扱主任は、総務課長が指定する日までに、前項の仮のファイル基準表及び確定させたファイル基準表を作成するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書の保存年限は、当該各号に定める期間とする。

3　文書事務取扱主任は、文書保存基準表(別表第3)に基づき、文書の内容の効力、重要度、利用度等を勘案して、文書の保存年限を定めるものとする。

4　文書の保存年限は、当該事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、第11条第2項の規定により暦年によって整理する文書の保存年限は、当該事案の処理が完結した日の属する当該暦年の翌年の4月1日から起算するものとする。

5　第1項の規定により保存年限を永年とした文書については、保存している期間が15年を経過したときは、引き続き保存をすることの必要性の見直しを行うものとする。引き続き保存することとした場合においてその期間が更に15年を経過したときも、同様とする。

2　主務課長は、電磁的記録に係る文書を保存するに当たっては、記録の損傷、消滅、改ざん、漏えい等が生じないよう必要な措置を講ずるものとする。

2　書庫内は、常に清潔を保ち、整理整頓をするとともに、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

2　保存文書の貸出期間は、14日以内とする。ただし、総務課長が必要と認めるときは、その期間を延長することができる。

3　貸出期間中であっても、総務課長から返却の請求があったときは、直ちに返却しなければならない。

2　保存文書を損傷し、又は紛失したときは、直ちに総務課長に届け出て、その指示を受けなければならない。

2　総務課長は、保存年限が満了していない文書であっても、保存の必要がないと認められるものについては、主務課長に合議し、当該文書を廃棄することができる。

1　この訓令は、公布の日から施行する。

2　昭和49年4月20日からこの訓令の施行前に作成された帳票でこの訓令施行の際、現に保管及び保存されているものについては、この訓令による様式により作成された帳票とみなす。

この訓令は、公布の日から施行し、昭和52年4月1日から適用する。

この訓令は、公布の日から施行する。

1　この訓令は、公布の日から施行し、昭和53年10月11日から適用する。

1　この訓令は、昭和54年4月1日から施行する。

2　この訓令第1条の規定による改正後の東広島市文書事務取扱規程別表第4の規定は、昭和53年9月1日から適用する。

1　この訓令は、公布の日から施行する。

2　この訓令施行の際、現にこの訓令第1条及び第2条の規定による改正前の東広島市文書事務取扱規程及び東広島市公印規程の様式の規定により作成されている用紙は、それぞれこの訓令第1条及び第2条の規定による改正後の東広島市文書事務取扱規程及び東広島市公印規程の様式の規定にかかわらず、当分の間引き続き使用することができる。

この訓令は、昭和56年4月1日から施行する。

この訓令は、昭和56年9月1日から施行する。

1　この訓令は、昭和58年4月1日から施行する。

2　改正後の東広島市文書事務取扱規程第13条第1項、別表第2、別記様式第6号及び別記様式第15号の規定は、昭和57年7月1日から適用する。

(施行期日)

1　この訓令は、昭和62年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令施行の際現にこの訓令による改正前の東広島市文書事務取扱規程の規定(以下「旧規程」という。)により作成されている用紙等は、改正後の東広島市文書事務取扱規程の規定にかかわらず、当分の間、引き続き使用することができる。

3　総務課及び主務課における文書の収受については、当分の間、旧規程の規定による文書収受印をもつて行うことができる。

(東広島市ファイリングシステム実施要領の廃止)

4　東広島市ファイリングシステム実施要領(昭和50年東広島市訓令第5号)は、廃止する。

この訓令は、昭和63年4月1日から施行する。

この訓令は、平成元年4月1日から施行する。

この訓令は、平成3年4月1日から施行する。

この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成5年2月1日から施行する。

この訓令は、平成5年10月1日から施行する。

1　この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

2　この訓令による改正前の東広島市文書事務取扱規程による様式により作成された用紙で、この訓令の施行の際現に使用中及び保管中のものは、この訓令による改正後の東広島市文書事務取扱規程による様式により作成された用紙とみなし、当分の間、引き続き使用することができる。

この訓令は、平成7年4月26日から施行する。

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

この訓令は、平成8年9月1日から施行する。

この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

この訓令は、平成13年10月1日から施行する。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

この訓令は、平成17年2月7日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令中第1条の規定は平成20年9月1日から、第2条の規定は平成20年10月1日から施行する。

この訓令は、平成21年3月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年10月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令中第1条の規定は平成24年10月1日から、第2条の規定は平成25年1月4日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年11月20日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年9月14日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の日以後に作成する起案文書(改正後の東広島市文書事務取扱規程(以下「新規程」という。)第2条第5号に規定する起案文書をいう。)は、新規程の様式によることができないやむを得ない事情がある場合に限り、この訓令による改正前の東広島市文書事務取扱規程の様式によることができる。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年8月13日から施行する。

この訓令は、平成31年3月1日から施行する。

1　この訓令は、平成31年4月1日から施行する。ただし、別表第3の改正規定は、平成32年4月1日から施行する。

2　前項ただし書に規定する規定の施行の日前に生じた債権(同日以後に生じた債権であって、その原因である法律行為が同日前にされたものを含む。)に係る文書(この訓令による改正後の東広島市文書事務取扱規程第2条第2号に規定する文書をいう。)の保存年限については、なお従前の例による。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

1　この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際現にあるこの訓令による改正前の様式(以下「旧様式」という。)により使用されている書類は、この訓令による改正後の様式によるものとみなす。

3　この訓令の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

1　この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

1　この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際現にある改正前の様式により使用されている書類は、改正後の様式によるものとみなす。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。