個人情報開示制度

更新日:2023年04月01日

市が保有している自己に関する個人情報は、どなたでも、本人がその開示を請求することができます。

また、未成年者や成年被後見人の法定代理人、本人の委任による代理人も請求することができます。

受付と相談窓口

個人情報開示請求は、請求する個人情報を保有する実施機関の事務担当課で受け付けます。

自己に関する個人情報の開示請求に関することは、事務担当課にお問い合わせください。

なお、事務担当課がわからない場合は、総務課にお問い合わせください。

窓口での受付時間

月曜日~金曜日(祝日を除く。)

8時30分~17時15分まで

郵送での受付

請求する個人情報を保有する実施機関に応じて、次の表の住所の事務担当課あてに郵送してください。

なお、ファクシミリや電子メールでの請求は受け付けていません。

郵送での受付先
市長

〒739-8601

広島県東広島市西条栄町8番29号
教育委員会
選挙管理委員会
公平委員会
監査委員
農業委員会
固定資産評価審査委員会
財産区

消防長

〒739-0021

広島県東広島市西条町助実1173番地1

 

開示請求の手続

実施機関が保有する自己に関する個人情報の開示を請求される方は、保有個人情報開示請求書に必要事項を記入し、事務担当課に提出してください。

本人が請求をする場合

1 窓口で請求する場合

ご自分が当該開示請求に係る個人情報の本人であることを証明する書類(運転免許証、パスポートなど)を提示し、又は提出してください。

2 郵送で開示請求する場合

1に記載の書類のコピー及び住民票の写し(開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)を添付して提出してください。

3 電子申請で開示請求する場合

電子申請システムから公的個人認証サービスを利用して請求してください。(公的個人認証サービスの利用にはマイナンバーカードが必要です。)

代理人が請求をする場合

1 窓口で請求する場合

(1)と(2)の書類を掲示し、又は提出してください。

(1) 代理人本人の本人確認書類(運転免許証、パスポートなど)

(2) 代理人としての権限があることを証明する書類(戸籍謄本、委任状など)(開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)

2 郵送で開示請求する場合

1(1)に記載の書類のコピーと(2)の原本を添付して提出してください。

(ご了承ください)電子申請での開示請求は本人のみとさせていただきます

次の理由から、電子申請での開示請求は本人のみとさせていただきますので、ご了承ください。

  • 電子申請システム上では、代理人としての権限があることを証明する書類を確認することが困難であること。
  • 当該書類を郵送してもらうこととなると、電子申請によって開示請求することのメリットを失うため。

保有個人情報開示請求書の様式

開示・不開示などの決定

事務担当課は、開示請求を受けた日の翌日から30日以内に開示するかどうかを決定し、請求者に書面で通知します。(なお、本市では、市民の利便に供するため15日以内の決定に努めることとしています。)

ただし、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、30日を限度として決定期間を延長する場合があります。

開示する場合はその方法を、不開示とする場合や決定までの期間の延長の場合はその理由を請求者に通知します。

開示の実施の方法

開示は、個人情報が記録されている公文書の種類に応じて、閲覧、写しの交付などの方法により行います。

窓口での閲覧のみの場合と電子申請システムによる写しの交付の場合は無料ですが、そのほかの方法で写しの交付を希望される場合は、手数料(白黒A3サイズまで1枚につき10円ほか東広島市手数料条例に定める手数料)が必要です。

開示の実施方法等申出書

保有個人情報の開示等決定通知書を受け取ってから、30日以内に開示の実施方法等申出書を提出してください。

ただし、保有個人情報開示請求書に記載した開示の実施方法等に変更がない場合は、提出は不要です。

開示の実施

1 窓口での閲覧又は写しの交付の場合

お知らせした日時、場所に、開示決定通知書とご自分が開示決定に係る個人情報の

本人であることを証明する書類を提示し、又は提出してください。

2 郵送での写しの交付の場合

特定事項伝達型本人限定受取郵便で写しを交付します。また、当該郵送に係る実費の事前納付が必要です。

3 電子申請システムでの写しの交付の場合

電子申請システムに写しのデータをアップロードした後、メールにてお知らせしますので、電子申請システムの「申込内容照会」から確認してください。

(参考)閲覧または写しの交付の方法について

閲覧(視聴も含む)または窓口もしくは郵送での写しの交付については、開示対象となる個人情報の形態によって以下のいずれかの方法によって行います。

1 文書または図画のとき

  • A3判以下の大きさの用紙に白黒またはカラーで複写したものの交付
  • 上記の方法によりがたい場合は、複写機にA0判からA2判までの用紙に複写したものの交付
  • スキャナにより読み取ってできた電磁的記録を光ディスク等に複写したものの交付
  • スキャナで読み取ってできた電磁的記録を電子申請システムにアップロードし、開示請求者が自己の電子計算機にダウンロードする(ただし、電子申請による開示請求の場合に限ります。)

2 電磁的記録のとき

  • A3判以下の大きさの用紙に出力したものの閲覧
  • 専用機器により再生したものの閲覧または視聴
  • A3判以下の大きさの用紙に白黒又はカラーで出力したものの交付
  • 光ディスク等に複写したものの交付
  • 電子申請システムにアップロードし、それを開示請求者が自己の電子計算機にダウンロードする方法(ただし、電子申請による開示請求の場合に限ります。)

訂正の請求

市が保有している自己に関する個人情報に誤りがあるときは、その訂正を請求することができます。訂正請求は、個人情報の開示を受けてから90日以内に限り請求することができます。

訂正・不訂正の決定

事務担当課は、訂正請求を受けた日の翌日から30日以内に訂正するかどうかを決定し、請求者に書面で通知します。

ただし、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、30日を限度として決定期間を延長する場合があります。

訂正する場合はその内容と理由を、不訂正とする場合や決定までの期間の延長の場合はその理由を請求者に通知します。

訂正請求の様式

利用停止請求

自己に関する個人情報が、法令等に違反して収集、利用又は提供されているときは、 その利用の停止を請求することができます。なお、利用停止請求は、個人情報の開示を受けてから90日以内に限り請求することができます。

利用停止・利用停止しないことの決定

事務担当課は、利用停止請求を受けた日の翌日から30日以内に利用停止するかどうかを決定し、請求者に書面で通知します。

ただし、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、30日を限度として決定期間を延長する場合があります。

使用停止する場合はその内容と理由を、利用停止しないこととする場合や決定までの期間の延長の場合はその理由を請求者に通知します。

利用停止請求の様式

審査請求

実施機関が行った開示請求に対する決定などに不服があるときは、行政不服審査法の規定に基づき、決定があったことを知った日の翌日から3か月以内に、審査庁に対して審査請求をすることができます。事務担当課の窓口へ、必要事項を記載した審査請求書を提出してください。

審査請求があった場合は、当該審査請求に係る保有個人情報の全部を開示するとき等を除き、審査庁は東広島市情報公開・個人情報保護審査会に諮問し、その答申を尊重して裁決を行います。

審査庁は、実施機関が市長、教育委員会、選挙管理委員会、公平委員会、監査委員、農業委員会及び固定資産評価審査委員会の場合は当該実施機関が審査庁となり、実施機関が消防長の場合は市長が審査庁となります。

審査請求書の参考様式

審査請求をする前にお願いしたいこと

審査請求は、基本的に書面で、審査請求される方と市等の双方の主張を確認しますので、審査請求をするにあたっては、訴えたい点(審査請求の趣旨(争点)、例えば、非公開部分の〇〇は〇〇で公開すべきなので、処分は不当である、よって処分の取消を訴える等)を明確にするために、ぜひ非公開決定がどのように判断されたのかを、処分を行った担当課にお問い合わせしてみてください。

担当課の窓口では、処分の内容について説明を受けることができます。

審査請求の処理状況

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この記事に関するお問い合わせ先

総務部 総務課
〒739-8601
東広島市西条栄町8番29号 本館3階
電話:082-420-0907
ファックス:082-420-0415​​​​​​​

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